Sisältö
- Digitaalinen GTD
- Miksi Wunderlist? Miksi nyt?
- Wunderlistin yleiskatsaus
- Luetteloiden laatiminen GTD-järjestelmälle
- Tehtävien kerääminen Wunderlistilla
- Kuinka käyttää Lisää Wunderlist-luetteloon
- Tehtävien järjestäminen Wunderlistissä
- Asiayhteydet
- Paikka kaikelle ja kaikelle paikalleen
- Getting Things Done, David Allen
- Ota kantaa! Äänestä suosikki GTD-sovellustasi
Jonathan on sertifioitu opettaja, joka on opettanut Isossa-Britanniassa ja Yhdysvalloissa. Hän työskentelee nyt digitaalisen oppimisen konsulttina.
Digitaalinen GTD
Kerro jos kuulostaa tutulta. Olet tänään kiireisempi kuin koskaan ennen, ja linjat työn ja kodin välillä ovat peruuttamattomasti hämärtyneet. Sinulla on lukemattomia tehtäviä, eikä koskaan näytä olevan tarpeeksi aikaa tehdä edes puolet niistä. Aivosi ovat täynnä asioita, joita et halua unohtaa, ja sinulla on vähän aikaa alkuperäisiin ajatuksiin tai spontaaneihin luovuuteen. Joten teet luetteloita, mutta useammin niin ei, luettelot, jotka luot ahdistuksen helpottamiseksi, vain lisäävät sitä.
Kuulostaa tutulta? Jos näin on, et ole yksin. Tämä oli minä ennen kuin aloitin matkan elämää muuttavalla järjestelmällä nimeltä Getting Things Done (GTD). Se on järjestelmä, jonka David Allen loi korjaamaan kaikki edellä mainitut ongelmat, ja monille ihmisille, myös minä, se ei ole vähempää kuin jumalatar. Kirja julkaistiin alun perin lähes 15 vuotta sitten, ja se perustui suurelta osin paperikeskeiseen järjestelmään, jossa oli fyysisiä tiedostoja ja kansioita, joiden avulla voit järjestää elämäsi. Äskettäin on julkaistu uusi painos, joka päivittää sen viimeisimpään tekniikan kehitykseen.
Minulle kirjan uusi versio ei kuitenkaan mennyt aivan tarpeeksi pitkälle. Miksi? Järjestelmä on vakaa ja toimii yhtä hyvin kuin koskaan, mutta käytän hyvin vähän paperia päivittäin, joten tarvitsin jotain auttaakseni minua ottamaan GTD käyttöön puhtaasti digitaalisessa ympäristössä. Lyhyesti sanottuna minun piti olla paperiton. On olemassa monia digitaalisia työkaluja, jotka pystyvät helpottamaan tätä, mutta pitkien pohdintojen jälkeen päädyin Wunderlistiin.
Seuraavassa on selitys siitä, kuinka käytän Wunderlistiä GTD: n toteuttamiseen työnkulussa. Se ei ole yhteenveto siitä, miten aloittaa asioiden tekeminen. Sen sijaan se on yksi esimerkki digitaalisesta toteutuksesta. Sinun saattaa näyttää erilaiselta. Tämä on monessa suhteessa henkilökohtainen otos asioiden tekemisestä, mutta se on uskollinen alkuperäiselle konseptille.
Miksi Wunderlist? Miksi nyt?
Olen käyttänyt Wunderlistia tehtävähallintana jo useita vuosia, mutta vasta äskettäin päätin, että se sopisi täydellisesti GTD-tehtäviini. Miksi? Kriteerini olivat lyhyet, mutta samalla vaativat. Tässä halusin:
- Helppokäyttöisyys
- Monitasoinen
- Suuri muotoilu
- Muistutukset / eräpäivät
- Vapaa käyttää
Katsoin paljon työkaluja, mutta vain Wunderlist pystyi vastaamaan suurimman osan tarpeistani suurimman osan ajasta. Rakastan, että voin käyttää sitä missä tahansa ja millä tahansa laitteella. Yhtä tärkeää on kuitenkin se, että se vain toimii. Laitteiden välisessä synkronoinnissa on hyvin vähän virheitä tai ongelmia. Minulle se tarkoittaa, että luotan siihen 100%. Tämä luottamustaso on avain GTD: n käyttöönottoon.
Wunderlistin yleiskatsaus
Luetteloiden laatiminen GTD-järjestelmälle
Minulla oli aiemmin suuri määrä luetteloita Wunderlistissä. Minulla on seitsemän. Jokainen luettelo perustuu jollakin tavalla luetteloihin, joita David Allen suosittelee kirjassaan. He ovat:
- Saapuneet
- Projektit
- Seuraavat toimet: Työ
- Seuraavat toimet: Muu
- Odottaa
- Jonain päivänä / Ehkä
- Lue / katso myöhemmin
Jos olet käyttänyt GTD-järjestelmää, yllä olevien luetteloiden tulisi näyttää sinulle tutuilta. Jaoin "Seuraavat toiminnot" ryhmään Työ ja Muu, mikä tarkoittaa lähinnä työtä ja kotia, mutta minulla on paljon asioita sekä kodin että työpaikan ulkopuolella, joten päätin nimetä tämän luettelon sopivalla yleisellä etiketillä.
Luen / Katso myöhemmin -luettelon harkitsin käyttävän Pocketia. Pocket on ilmainen, alustojen välinen kirjanmerkkityökalu, jonka avulla voit tallentaa myöhemmin luettavia asioita melkein mistä tahansa laitteesta. Joten tämä olisi monessa suhteessa ihanteellinen työkalu, mutta halusin pitää tämän linkkiluettelon lähempänä kotipesää ja näkyvän osan viikkokatsauksesta, joten tein luettelon heille Wunderlistiin. Suurin osa tämän luettelon kohteista on verkkosivustojen sivuja, mutta voit lisätä PDF-tiedostoja ja muita tiedostoja tarpeen mukaan.
Olin kuitenkin turvautunut yhteen ulkopuoliseen työkaluun GTD-asennuksen viimeistelemiseksi. Projektitukimateriaaleissa käytän OneNotea lähinnä siksi, että tämä koostuu usein web-linkeistä ja Lisää Wunderlist-selainlaajennuksella voit lisätä asioita vain luetteloon tehtävän sijaan. En myöskään voinut ajatella tapaa järjestää kaikki tarvitsemani Wunderlistiin vaarantamatta seuraavien vaiheiden mantraa, joka liittyy käynnissä oleviin projekteihin. OneNoten avulla voit lisätä muistiinpanoja, verkkoleikkeitä, datatiedostoja, äänitallenteita ja paljon muuta helposti, ja se toimii useilla laitteilla.
Tehtävien kerääminen Wunderlistilla
On monia tapoja siepata ajatuksiasi, ideoitasi ja resurssejasi Wunderlistiin. Jos olen älypuhelimellani tai tablet-laitteellani, käytän Wunderlist-mobiilisovellusta. Wunderlistillä on sovelluksia iPhonelle, iPadille, Androidille ja Kindle Fireille, joten jokaiselle suosituimmalle mobiilialustalle on saatavilla sovellus. On myös sovellus Macille ja yksi myös Windowsille. Kromi ja Chrome-käyttöjärjestelmän käyttäjät voi hyödyntää pakattua Chrome-työpöytäsovellusta, joka toimii sekä offline- että online-tilassa.
Toinen hieno tapa saada asiat Wunderlistiin on Lisää Wunderlist-selainlaajennus, joka on saatavana Chromelle, Firefoxille ja Safarille. Vain hiiren napsautuksella voit nopeasti lisätä verkkopohjaista sisältöä Saapuneet-kansioon. Voit myös käyttää Lisää Wunderlistiin iOS: ssä jakamisvalikon kautta, jos laitteellesi on asennettu iOS 8 tai uudempi.
Viimeiseksi Mail to Wunderlist -ominaisuuden avulla voit lähettää sähköpostia suoraan Wunderlist-postilaatikkoosi. Kun olet ottanut Mail to Wunderlist käyttöön tiliasetuksissa, voit lähettää minkä tahansa sähköpostin luetteloosi lähettämällä sen osoitteeseen [email protected]. Jos lähetät sen Wunderlist-tiliisi liitetystä sähköpostiosoitteesta, se näkyy maagisesti Saapuneet-kansiossa ja sähköpostin otsikko tehtävänä, kun taas sähköpostin runko lisätään muistiinpanona. Mail to Wunderlist voi olla hyvä välittämään sähköposteja, jotka haluat muuttaa tehtäviksi.
Outlook-käyttäjät voivat käyttää myös Wunderlist for Outlookia. Tämä yksinkertainen apuohjelma tekee paljoa saman asian, mutta antaa sinulle paljon paremman hallinnan siihen, mihin luetteloon sähköpostisi lisätään. Wunderlist for Outlook on saatavana Outlook 2013: lle tai uudemmalle sekä Outlookin verkkoversiolle.
Kuinka käyttää Lisää Wunderlist-luetteloon
Tehtävien järjestäminen Wunderlistissä
Kaikki Wunderlistiin lisäämäni tehtävät, ajatukset ja ideat alkavat postilaatikkoni. Tämä on minun "kiinni kaikki" ämpäri. Kaikki menee tänne, ei väliä kuinka satunnainen ajatus. Saapuneet-kansiot lajitellaan sitten muihin luetteloihin, kun minulla on aikaa. Jotkin tehtävät siirretään roskakoriin, jos ne eivät ole enää merkityksellisiä tai toimintakelpoisia. Projektimateriaalit pääsevät harvoin Saapuneet-kansioon, koska lisän ne suoraan OneNoteen.
Käytän Wunderlistin alatehtäviä lisätäksesi seuraavat vaiheet Projekteille. Toisinaan käytän myös muistiinpanoja, jotta voin antaa tarkempia tietoja tai selityksiä projektin luonteesta, mutta en tee sitä paljon. Halutessasi voit lisätä tiedostoja tehtäviin Wunderlistissä. Ilmainen versio rajoittaa tiedoston maksimikokoon 5 Mt, mutta Wunderlist Pro poistaa tämän rajoituksen.
Muistutukset ja eräpäivät voidaan lisätä tehtäviin tai projekteihin, jotka sitä tarvitsevat. David Allen puhuu aikaherkkien tehtävien pitämisestä yksinomaan kalenterissasi, mutta omat päätyvät molempiin paikkoihin Wunderlist-kalenterin syötteen URL-osoitteen vuoksi, jota voidaan käyttää tehtävien lisäämiseen Outlookiin, iCaliin, Google-kalenteriin tai muihin verkkopohjaisiin kalentereihin automaattisesti.
Asiayhteydet
GTD-järjestelmässä kontekstit ovat kyky lajitella tehtävät tyypin mukaan käytettävissä olevan mielialan, sijainnin tai ajan mukaan. Wunderlistissä käytän hashtageja määritelläksesi kontekstini. Eri kohdissa minulla on asiayhteyksiä, kuten #mileage, #phonecall, #email, #blogpost, #hubpages jne. Sinun tarvitsee vain lisätä hashtag syöttämääsi tehtävään, ja Wunderlist antaa sinun lajitella tietyn mukaan hashtag yksinkertaisesti napsauttamalla tai napauttamalla sitä, jonka haluat nähdä. Tämä näyttää kaikki tehtävät, joissa on hashtag, ja antaa sinun työskennellä kohdennetun tehtäväryhmän kanssa. Se on nopeaa ja tehokasta.
Paikka kaikelle ja kaikelle paikalleen
Microsoft on äskettäin hankkinut Wunderlistin, mutta se toimii normaalisti tällä suositulla tuottavuussovelluksella. Microsoft on ilmoittanut sitoutuneensa pitämään sovelluksen käynnissä ja päivittämään sen uusilla ominaisuuksilla lähitulevaisuudessa, joten se on ehdottomasti hyvä uutinen, kun otetaan huomioon kuinka paljon aikaa ja luottamusta sinun on investoitava GTD-sovellukseen.
Wunderlist on luonnollinen sovitus GTD: lle, mutta samalla ymmärrän, että jotain tätä tärkeää on aina henkilökohtaisten mieltymysten asia. Muut vaihtoehdot on lueteltu alla olevassa kyselyssä, mutta haluaisin kuulla, mikä sopii sinulle parhaiten kommenttiosassa.
Getting Things Done, David Allen
Ota kantaa! Äänestä suosikki GTD-sovellustasi
Tämä artikkeli on kirjoittajan parhaiden tietojen mukaan tarkka ja todenmukainen. Sisältö on tarkoitettu vain tiedotus- tai ajanvietetarkoituksiin, eikä se korvaa henkilökohtaista tai ammatillista neuvontaa liike-, rahoitus-, laki- tai teknisissä asioissa.
